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Die E-Rechnung im Bundesamt für Güterverkehr

Das Bundesamt für Güterverkehr kann elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) empfangen und verarbeiten. Neuaufträgen liegt ab sofort entsprechendes Informationsmaterial bei.

eRechnung


Ab dem 27. November 2020 wurde die elektronische Rechnungsstellung für Rechnungssteller verpflichtend. Ausnahmen von der Verpflichtung (beispielsweise im Falle von Direktaufträgen bis 1.000 € ohne USt) sind in § 3 Abs.3 der E-Rechnungs-Verordnung (E-RechV) geregelt.

Die elektronische Rechnungsstellung ermöglicht

  • effizientere Arbeitsabläufe, kürzere Durchlaufzeiten, schnellere Rechnungsbegleichung,
  • einen einfacheren Zugriff auf Rechnungsdaten,
  • eine digitale, revisionssichere Archivierung sowie
  • Kostenersparnis für Papier, Druck und Porto.

Bei Fragen zur elektronischen Abrechnung Ihres bestehenden Auftrags mit dem Bundesamt für Güterverkehr wenden Sie sich bitte stets an die im Auftragsdokument benannte auftraggebende Stelle.


Übermittlung von E-Rechnungen
Das Bundesamt für Güterverkehr empfängt elektronische Rechnungen über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE). Die ZRE erreichen Sie hier.


Inhalte einer E-Rechnung
Eine elektronische Rechnung hat gemäß § 5 E-RechV neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen (vgl. hierzu § 14 UStG) mindestens folgende Angaben zu enthalten:
Leitweg-Identifikationsnummer (die Leitweg-ID wird Ihnen bei der Auftragserteilung mitgeteilt),

  • Zahlungsbedingungen oder alternativ das Fälligkeitsdatum,
  • Bankverbindungsdaten des Zahlungsempfängers und
  • De-Mail- bzw. E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers.

Zusätzlich muss eine elektronische Rechnung folgende Angaben enthalten, wenn diese dem Rechnungssteller bei Beauftragung übermittelt wurden:

  • Bestellnummer,
  • Lieferantennummer.


Angaben zu Rechnungsinhalten
Bitte beachten Sie beim elektronischen Rechnungsaustausch mit dem Bundesamt für Güterverkehr die folgenden Hinweise:

Rechnungsbestandteil Datenfeld Standard
XRechnung Angabe des BAG
für Lieferanten
Leitweg Identifikationsnummer
(Leitweg-ID) „Käuferreferenz“
(BT-10) Es handelt sich um eine Pflichtangabe auf
jeder Rechnung.
Es gibt mehr als eine Leitweg-ID.
Bitte entnehmen Sie die zu verwendende Leitweg-ID stets dem Auftragsdokument.

RechnungsbestandteilDatenfeld Standard
XRechnung
Angabe des BAG
für Lieferanten
Leitweg Identifikationsnummer
(Leitweg-ID)
„Käuferreferenz“
(BT-10)
Es handelt sich um eine Pflichtangabe auf
jeder Rechnung.
Es gibt mehr als eine Leitweg-ID.
Bitte entnehmen Sie die zu verwendende Leitweg-ID stets dem Auftragsdokument.


Anforderungen an das Rechnungsformat

  • Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden. Zusätzlich kann jeder andere Standard (z.B. ZUGFeRD ab Version 2.1.1 im Profil XRECHNUNG) verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN-16931), der E-RechV und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entspricht.
  • Rechnungsformate, welche nicht den Anforderungen der europäischen Norm entsprechen, können nicht berücksichtigt werden.
  • Rechnungsbegründende Unterlagen bzw. Anlagen sind in den Rechnungsdatensatz einzubetten und dürfen nicht als Anhang einer E-Mail oder De-Mail versandt werden.

Die maximal zulässige Größe einer Rechnung ist abhängig vom gewählten Übertragungskanal (beispielweise 10 MB bei E-Mailanhängen oder 11 MB bei Anhängen in der Weberfassung). Bitte beachten Sie hierbei die Nutzungsbedingungen der Plattform. Die maximale Anzahl der eingebetteten rechnungsbegründenden Dokumente ist auf 200 beschränkt. Zugelassene Dateitypen der eingebetteten Dokumente sind: „png“, „pdf“, „jpg“, „jpeg“, „xlsx“, „ods“ und „csv“. Anlagen dürfen keine aktiven Inhalte (z.B. Makros) enthalten. Änderungen an diesen Beschränkungen werden über die Rechnungseingangsplattform bekanntgegeben.


Unberührt von den vorstehenden Regelungen bleiben Rechnungsbelege mit Anlagen, die nach anderen Rechtsvorschriften einer papiergebundenen Versandart bedürfen (Ausfuhrnachweise, Zolldokumente o.Ä.).

Weiterführende Informationen zum Standard XRechnung finden Sie bei der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).



Anforderungen an die Rechnungsübermittlung

  • Zur Übermittlung von elektronischen Rechnungen ist ausschließlich die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) zu nutzen, welche auf ihrer Homepage aufgerufen werden kann. Diese setzt eine vorherige Registrierung sowie eine Freischaltung der gewünschten Übertragungskanäle im Nutzerkonto voraus.
  • Weitere Details sind den Nutzungsbedingungen der ZRE zu entnehmen.


Für Fragen bezüglich der Übermittlung elektronischer Rechnungen über die ZRE können Sie den zuständigen Support kontaktieren:


  • Support-Hotline: Erreichbarkeit von Montag bis Freitag, 8:00 bis 16:00 Uhr unter der Telefonnummer: +49 30 2598 4436.
  • Support Postfach: Für schriftliche Anfragen können sich Nutzer der ZRE an sendersupport-xrechnung@bdr.de wenden.


Rechnungssteller und Rechnungssender können sich bei Fragen zur ZRE an die dafür eingerichtete Support-Hotline wenden.

Weiterführende Informationen zur ZRE finden Sie in der Broschüre für Rechnungssteller sowie bald auch im FAQ-Bereich zur E-Rechnung auf der Webseite des BMI.



Hintergrundinformationen zur E-Rechnung

Gesetzliche Grundlage
Die E-RechV des Bundes verpflichtet im Rahmen von öffentlichen Aufträgen die öffentliche Verwaltung zum Empfang von elektronischen Rechnungen sowie die Lieferanten und Dienstleister des Bundes zum Versand von elektronischen Rechnungen. Dabei regelt die E-RechV sowohl die Fristen, die Übertragungswege, Datenstandards sowie Ausnahmen des elektronischen Rechnungsaustauschs.


Grundsätzlich gilt die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung an den Bund seit dem 27.11.2020. Die Ausnahmen werden in der E-RechV geregelt und sind wie folgt beschrieben:

  • Rechnungen, die nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Betrag von 1.000 Euro gestellt werden.
  • Rechnungen, die den Ausnahmeregelungen nach § 8 oder § 9 E-RechV unterfallen (Geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten sowie Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes und der sonstigen Beschaffungen im Ausland).
  • Rechnungen, die in Verfahren der Organleihe nach § 159 Absatz 1 Nummer 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen auszustellen sind.
  • Unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung kann sich eine Pflicht zur Einreichung von E-Rechnungen auch aus dem jeweilig zugrundeliegenden Auftrags- bzw. Vertragsverhältnis ergeben.

Downloads: Informationen für Lieferanten und Dienstleister von öffentlichen Auftraggebern

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